CGSO

Warna Font      
Saiz Tulisan A A +A

Bahagian Khidmat Pengurusan

SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT

1. Bagaimana saya ingin berhubung dengan pihak ICT?
Pihak ICT boleh dihubungi melalui e-mel: aduan_ict@cgso.gov.my atau telefon: 03-88726079

2.Bagaimana jika saya ingin membuat aduan berkaitan portal?
Pengguna boleh membuat aduan kepada adminportal@cgso.gov.my atau mengisi aduan di borang aduan / maklumbalas di dalam portal (http://www.cgso.gov.my/ms/hubungi-kami/aduan-dan-maklum-balas/)

3. Bagaimanakah jika saya terlupa kata laluan Sistem e-Vetting 2.0?
Pengguna boleh tetapkan semula (reset) kata laluan sendiri melalui muka hadapan e-Vetting 2.0 dengan klik “lupa kata laluan”, kata laluan yang baru akan diterima melalui e-mel pengguna.

4. Bagaimanakah jika saya ingin memohon membuat pembaharuan tamat tempoh bagi bagi Government Public Key Infrastructure (GPKI)?
Pengguna boleh e-melkan kepada aduan_ict@cgso.gov.my dan berhubung dengan pihak STM untuk mendapat keterangan lanjut.

5. Adakah perkhidmatan wifi PCN bagi tetamu (guest) disediakan? Bagaimana untuk mendapatkan ID wifi bagi tetamu?
Ya wifi guest adalah disediakan. Pengguna perlu mendaftar terlebih dahulu untuk mendapatkan ID tetamu tersebut. ID hanya boleh digunakan 1 hari sahaja. Namun, setiap dua (2) jam, pengguna perlu login semula bagi mendapatkan akses internet kerana akses ke internet akan auto diberhentikan selepas 2 jam. Cara-cara penggunaan wifi guest boleh di rujuk di dalam https://www.mygovnet.gov.my/upload/Panduan%20Pengguna%20Perkhidmatan%20PCN%20Wifi.pdf

6. Adakah perkhidmatan wifi PCN disediakan? Bagaimana untuk mendapatkan ID wifi kakitangan?
Ya dan pengguna boleh e-melkan kepada STM di aduan_ict@cgso.gov.my untuk mendapatkan ID dan kata laluan.
Cara-cara penggunaan wifi PCN bagi kakitangan boleh di rujuk di dalam https://www.mygovnet.gov.my/upload/Panduan%20Pengguna%20Perkhidmatan%20PCN%20Wifi.pdf

7. Bagaimanakah jika saya ingin memohon untuk memasukkan isi kandungan portal yang baharu ke dalam portal CGSO?
1. Pengguna perlu e-mel permohonan pengemaskinian kepada pentadbir portal di adminportal@cgso.gov.my dan webmaster@cgso.gov.my.
2. Permohonan pengemaskinian jika berkaitan isi kandungan akan ditapis oleh JK Portal terlebih dahulu sebelum diserahkan kepada ICT untuk dikemaskini.
3. Sekiranya telah selesai, pengguna akan dinotifikasikan melalui e-mel/memo.

8. Bagaimanakah jika saya ingin membuat permohonan baharu/pengemaskinian/aduan berkaitan e-mel?
1. Pengguna perlu memuat turun BORANG PERMOHONAN PENGGUNA ICT (http://www.cgso.gov.my/ms/muat-turun/warga-cgso/) dari portal dan mengisi borang tersebut dan e-mel/memo kepada aduan_ict@cgso.gov.my.
2. Permohonan baharu atau pengemaskinian e-mel akan dilaksanakan mengikut first in first out (FIFO) dan keutamaan isu.
3. Sekiranya telah selesai, pengguna akan dinotifikasikan melalui e-mel/memo.

9. Jika aduan berkaitan sistem (contoh HRMIS, Sistem e-Vetting, SDAS, myIDENTITY, RPPP, ePerolehan, iGFMAS dan lain-lain), siapakah yang perlu saya hubungi?
1. Pengguna perlu e-mel/memo kepada aduan_ict@cgso.gov.my untuk mendapatkan bantuan.
2. Aduan akan diselesaikan mengikut first in first out (FIFO) dan keutamaan isu.
3. Sekiranya telah selesai, pengguna akan dinotifikasikan melalui e-mel/memo.
4. Sekiranya telah selesai, pengguna akan dinotifikasikan melalui e-mel/memo

10. Bagaimanakah jika saya menghadapi masalah berkaitan Internet, desktop, pencetak, laptop, sistem, rangkaian, e-mel dan lain-lain peralatan ICT?
1. Pengguna perlu mengisi aduan di dalam Borang Aduan Masalah/ Kerosakan Komputer (http://www.cgso.gov.my/wp-content/uploads/2020/12/borang-aduan-masalah-kerosakan-ict.pdf) dan dihantar kepada STM melalui e-mel/memo.
2. Aduan akan diselesaikan oleh pihak STM mengikut turutan dan keutamaan isu.
3. Pengguna perlu menandatangani borang aduan setelah selesai atau menghantar e-mel/memo menyatakan ianya telah diselesaikan.

11. Apakah yang dimaksudkan dengan sidang video?
Sidang video merupakan satu set teknologi komunikasi interaktif yang membenarkan dua atau lebih daripada itu berkomunikasi secara maya melalui penghantaran video dan audio dua-hala secara serentak. Ia berbeza dari videofon kerana ia direka untuk ditujukan kepada suatu persidangan dan bukan individu. Sidang video menggunakan telekomunikasi audio dan video untuk menghubungkan orang di beberapa tempat untuk bermesyuarat. Ini boleh semudah perbualan di antara dua orang dalam pejabat persendirian atau melibatkan beberapa tempat dengan lebih seorang dalam bilik besar di setiap tempat. Selain penghantaran audio dan visual aktiviti mesyuarat, sidang video boleh digunakan untuk berkongsi dokumen, maklumat paparan komputer, dan papan putih.

12. Bagaimanakah jika saya memerlukan rekabentuk grafik seperti infografik atau poster untuk program-program CGSO?
Permohonan rekabentuk boleh dimohon kepada STM melalui e-mel/memo. Proses permohonan boleh dirujuk dalam calar alir di bawah:

SEKSYEN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

1 . Apakah prosedur permohonan pengisian jawatan kosong skim KP di CGSO dan kader?
Permohonan dikemukakan kepada Bahagian Khidmat Pengurusan CGSO berserta salinan kelulusan pengisian daripada Bahagian Pembangunan Organisasi, JPA. Justikasi perlu disertakan bagi permohonan yang melibatkan keperluan tambahan seperti jantina.

2. Apakah prosedur permohonan pertukaran bagi pegawai kader CGSO?
Permohonan Pertukaran Dalaman

Pegawai perlu mengemukakan permohonan ke Bahagian Sumber Manusia di Kementerian/Agensi/Jabatan. Permohonan pertukaran dalaman akan dilaksanakan di peringkat Ketua Jabatan dan keputusan perlu dimaklumkan kepada CGSO bagi tujuan pengemaskinian data perjawatan.

Sebagai contoh pegawai kader di SPRM Putrajaya ingin bertukar ke SPRM Batu Pahat, Johor.

Permohonan Pertukaran Ke Luar Kementerian/Agensi/Jabatan

Pegawai perlu mengemukakan permohonan melalui HRMIS dan memuat turun Borang Lampiran I (Borang Permohonan Pertukaran) di HRMIS. Hanya permohonan yang lengkap dengan sokongan Ketua Jabatan/Penyelia sahaja yang akan diproses.

Sebagai contoh, pegawai kader di Hospital Putrajaya ingin bertukar ke Kementerian Kewangan.

3. Apakah prosedur permohonan pusingan kerja bagi pegawai kader CGSO?

Pusingan Kerja Dalaman Kementerian/Agensi/Jabatan

Pusingan kerja yang melibatkan penempatan di bawah Kementerian/Jabatan/Agensi yang sama dilaksanakan di peringkat Ketua Jabatan dan dimaklumkan kepada CGSO bagi tujuan pengemaskinian data perjawatan.

Sebagai contoh pusingan kerja melibatkan pegawai kader di agensi-agensi di bawah Kementerian Kewangan.

Pusingan Kerja Luar dari Kementerian/Agensi/Jabatan

Permohonan dikemukakan kepada CGSO dengan maklumat perkhidmatan pegawai terlibat seperti tempoh perkhidmatan, status polis bantuan dan maklumat berkaitan.

Pihak Kementerian/Agensi/Jabatan dinasihatkan untuk tidak mengemukakan permohonan pusingan kerja ke atas pegawai yang bermasalah terutamanya yang sedang dalam prosedur tatatertib.

4. Bilakah waktu yang sesuai untuk mengisi borang kenaikan pangkat secara Time- Based Berasaskan Kecemerlangan (TBK)
Pegawai yang memenuhi tempoh perkhidmatan yang disyaratkan boleh mengisi borang kenaikan pangkat secara TBK sekurang-kurangnya 3 bulan sebelum genap tarikh 13 tahun perkhidmatan.

5. Adakah kenaikan pangkat secara TBK mengisi jawatan kenaikan pangkat?
Kenaikan pangkat secara TBK tidak mengisi jawatan kenaikan pangkat.

6. Kenapa saya belum menerima keputusan TBK walaupun telah mengemukakan permohonan?
Antara faktor menyebabkan urusan TBK tidak dapat dilaksanakan adalah seperti berikut;
i. Permohonan tidak lengkap
ii. Kekananan berubah
iii. Tidak Opsyen KPKK sebagai Ketua Perkhidmatan
iv. Belum mencapai tempoh 13 tahun perkhidmatan kerana telah menerima skim tukar lantik perkhidmatan Jaga Gred R1, R4 (Rujuk Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 tahun 2013)

7. Bolehkah pemangkuan seseorang pegawai ditamatkan?
Lembaga Kenaikan Pangkat boleh menamatkan pemangkuan pegawai atas asas-asas seperti berikut:
i. Tidak menunjukkan prestasi yang memuaskan dalam tempoh pemangkuan
ii. Tidak memenuhi syarat untuk dinaikkan pangkat
iii. Mengadapi Tindakan tatatertib
iv. Sebab-sebab lain yang mewajarkan penamatan pemangkuan berdasarkan pekelilling perkhidmatan yang berkuatkuasa.

8. Bolehkah pegawai yang dikenakan hukuman tatatertib dipertimbangkan pemangkuan?
Pegawai yang dikenakan hukuman tatatertib mempunyai tempoh tidak layak untuk dipertimbangkan pemangkuan berdasarkan jenis hukuman. (Rujuk Perkara 12, Panduan Pengurusan Pemangkuan dan Kenaikan Pangkat dalam Perkhidmatan Awam, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2010)

9. Bolehkah pegawai yang sedang dalam siasatan dipertimbangkan kenaikan pangkat?
Boleh. Pegawai yang sedang dalam siasatan tatatertib atau SPRM layak dipertimbangkan dalam sesuatu urusan pemangkuan/naik pangkat dan statusnya hendaklah dimaklumkan kepada Lembaga Kenaikan Pangkat. Sekiranya pegawai berjaya dalam sesuatu urusan kenaikan pangkat, keputusan adalah tertakluk kepada pegawai bebas dari sebarang Tindakan tatatertib.

10. Apakah prosedur permohonan penetapan gaji permulaan bagi pegawai CGSO yang baru dilantik ke Skim Perkhidmatan KP dari Skim Perkhidmatan lain?

Permohonan dikemukakan kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA) melalui Bahagian Khidmat Pengurusan dengan mengemukakan dokumen seperti di pautan https://www.spa.gov.my/spa/laman-utama/bahagian-sumber-manusia/senarai-semak-urusan-perkhidmatan

Permohonan bagi pegawai kader dikemukakan kepada SPA melalui Ketua Jabatan masing-masing.

11. Adakah pelepasan jawatan diperlukan bagi pegawai yang sedang berkhidmat yang ditawarkan jawatan dengan gred lebih tinggi atau Skim Perkhidmatan lain?
Ya. Permohonan secara rasmi perlu dikemukakan kepada ketua Jabatan sekurang-kurangnya 30 hari dari tarikh kuat kuasa lapor diri ke jawatan baru dengan perincian seperti di para 7, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 2015

12. Apakah prosedur untuk memohon pengecualian menghadiri Kursus Program Transformasi Minda (PTM) bagi pegawai skim KP yang dilantik ke gred lebih tinggi?
Pegawai perlu mengemukakan surat permohonan kepada Bahagian Khidmat Pengurusan, CGSO dengan lampiran salinan sijil kursus induksi umum dan khusus yang telah dihadiri.

13. Apakah prosedur untuk mendapatkan ringkasan kenyataan perkhidmatan dan surat perakuan Ketua Jabatan bagi tujuan menghadiri temu duga?
Bagi pegawai yang sedang berkhidmat di CGSO, permohonan dikemukakan ke Bahagian Khidmat Pengurusan, CGSO dengan salinan e-mel/surat panggilan temu duga dan slip gaji akhir.
Permohonan bagi pegawai kader dikemukakan melalui Ketua Jabatan masing-masing.

SEKSYEN PENTADBIRAN 

1. Apakah tindakan yang perlu diambil kepada kakitangan yang datang lewat ke pejabat tanpa alasan munasabah dan tidak mematuhi waktu bekerja yang telah ditetapkan?
Ketua Jabatan perlu melaporkan ketidakhadiran pegawai tersebut kepada Pihak Berkuasa Tatatertib seperti yang dinyatakan di dalam perenggan 25, Bahagian III, Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993-Pindaan 2002-P.U.(A) 246.

2. Apakah isu yang boleh dan tidak boleh dibangkit/ dibincangkan dalam Mesyuarat MBJ?
Berdasarkan perkara 9, Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002 – Majlis Bersama Jabatan Di Kementerian/ Jabatan/ Pihak Berkuasa Badan Berkanun/ Pihak Berkuasa Tempatan menyatakan isu yang boleh dibincangkan adalah berkaitan dengan syarat perkhidmatan, perjalanan organisasi serta pentadbiran kecuali yang menyentuh dasar Kerajaan dan hal-hal perseorangan. Walau bagaimanapun, isu dasar boleh dijelaskan dengan tujuan kemudahan pelaksanaannya.

3. Apakah itu Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) & perbezaannya dengan Amalan 5S?
EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam sektor awam sejak tahun 2010. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambah baik di samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif.

4. Bagaimana merekod surat masuk dan surat keluar?
Kandungan di dalam fail hendaklah didaftarkan ke dalam kertas minit bagi tujuan kawalan pada peringkat dokumen seperti berikut:

i Kandungan (surat masuk) hendaklah mengandungi catatan berikut:

a) Surat daripada (Surat drp….);
b) bertarikh (bth…..)
c) difailkan pada (d/f pd…..)
d) Ditulis menggunakan pen dakwat merah sebagaimana berikut:
Surat drp. ________bth._______d/f pd._______

ii Kandungan (surat keluar) hendaklah dicatatkan

a) Surat kepada (Surat kpd….)
b) bertarikh (bth…….)
c) difailkan pada (d/f pd…..)
d) Ditulis menggunakan pen dakwat biru/hitam sebagaimana berikut:
Surat kpd._______bth._______d/f pd._______

Format di atas boleh ditulis tangan atau menggunakan cap getah.

5. Apakah kriteria bagi penutupan sesebuah fail? Penutupan sesebuah fail berdasarkan kriteria berikut:

i Mencapai ketebalan 4sm ; atau 3.2
ii Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran;
iii Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran harian;
iv Fail telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut yang perlu diambil ke atas fail tersebut;
v Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;
vi Skema klasifikasi fail dirombak semula dan bertukar kepada sistem baharu; dan
vii Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak lagi beroperasi.

6. Apakah tujuan penyedian Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am?

Tujuan penyediaan Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am adalah bagi menetapkan tempoh simpanan rekod urusan am dan mewujudkan keseragaman dalam pelupusan rekod di pejabat awam dan sebagai alat untuk membolehkan pelupusan rekod dilaksanakan dengan lebih teratur dan cekap. Rekod bernilai dapat dipelihara dengan selamat manakala rekod tidak bernilai dapat dimusnahkan.

7. Aapakah objektif verifikasi stor?
Objektif verifikasi stor adalah seperti berikut:

i Memastikan ketepatan rekod dan fizikal stok;
ii Memastikan pelarasan stok diambil tindakan;
iii Memastikan stok usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan pelupusan; dan
iv Memastikan kehilangan stok diambil tindakan hapus kira.

8. Apakah yang dimaksudkan dengan Aset Alih?
Aset Alih bermaksud aset atau peralatan yang boleh dipindahkan atau dialihkan dari satu tempat ke tempat lain secara mudah termasuk Aset Alih yang dibekalkan bersekali dengan penyediaan bangunan atau infrastruktur lain.

9. Apakah maksud istilah surcaj dalam pengurusan aset kerajaan?
Tindakan mengutip balik wang atau nilai wang bagi harta Kerajaan yang tidak dapat dikutip yang dikenakan terhadap pegawai yang bertanggungjawab ke atas perkara itu kerana kecuaiannya, kelalaiannya atau tindakan yang kurang berhati-hati.

SEKSYEN KEWANGAN 

1. Adakah seseorang pegawai awam layak membuat tuntutan perjalanan rawatan luar stesen?
Pegawai-pegawai dan keluarga mereka hendaklah mendapatkan rawatan di hospital-hospital atau klinik-klinik Kerajaan yang berhampiran dengan stesen mereka. Sekiranya seseorang pegawai perubatan setempat mengesahkan bahawa seseorang pegawai itu atau keluarganya perlu mendapat rawatan dari pegawai-pegawai perubatan di tempat lain maka dia atau keluarganya boleh menuntut elaun-elaun seperti dalam Bab B Perintah-perintah Am seolah-olah dia atau keluarganya di dalam perjalanan kerana urusan rasmi.
Tetapi sekiranya pegawai itu sendiri ingin hendak mendapat rawatan dari seorang pegawai perubatan di tempat lain tanpa nasihat dari pegawai perubatan tempatan, maka elaun-elaun seperti di atas tidak boleh dituntut.

2. Bolehkah tuntutan elaun lebih masa dibuat sekiranya mendapat arahan untuk menghadiri majlis rasmi Kerajaan, contoh Hari Pekerja, Maulidur Razul, Nuzur Al-Quran, Hari Kemerdekaan?
Tuntutan elaun lebih masa adalah tidak layak dituntut kerana kerja lebih masa bermaksud kerja-kerja yang dijalankan di luar waktu bekerja pejabat biasa yang ditetapkan kepada seseorang kakitangan iaitu menjalankan tugas-tugas rasmi sahaja yang berkaitan dengan tugas hakikinya dan tugas rasmi bagi jabatannya. Majlis rasmi kerajaan tidak termasuk dalam tugas-tugas rasmi. Walau bagaimanapun urus setia boleh memohon tuntutan elaun lebih masa kerana menjalankan tugas rasmi dalam pengendalian kursus tersebut. Perintah Am Bab G (III) para 11 dan 17 – Elaun Lebih Masa.

3. Apakah yang dimaksudkan dengan Pemeriksaan Mengejut AP309?
Ketua Jabatan hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut secara berkala dan tidak kurang dari sekali dalam tempoh enam (6) bulan, tidak kira bulan apa yang dipilih dan seterusnya sekali lagi dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh terakhir pemeriksaan itu dijalankan, ke atas tiap-tiap peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau bekas-bekas lain untuk menyimpan wang dalam jagaan seseorang pegawai dalam jabatannya yang diamanahkan dengan penyimpanan Wang Awam, setem atau barang-barang lain yang berharga.

Negeri/PTJ yang menggunakan setem juga perlu mengadakan pemeriksaan Menegjut AP309.

TUNTUTAN BAGI BERTUGAS RASMI

4. Apakah yang dimaksudkan dengan Elaun Perjalanan Kenderaan?
Seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri bagi menjalankan tugas rasmi sama ada di dalam atau di luar Ibu Pejabatnya adalah layak menuntut Elaun Perjalanan Kenderaan mengikut kadar yang telah ditetapkan (seperti di para 17).

Pekeliling berkaitan:
WP 1.4 – Kadar dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana Menjalankan Tugas Rasmi (Tidak Termasuk Tentera dan Polis), para 5.7 – Elaun Perjalanan Kenderaan.

5. Adakah tuntutan perjalanan yang melebihi jarak yang dihadkan oleh Ketua Jabatan perlu mendapat kelulusan?
Ya, perlu mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan dan memastikan baucar bayaran disokong dengan dokumen yang lengkap.

Pekeliling berkaitan:
AP 92(a)(i) – Tanggungjawab Pegawai Pengawal dan Pegawai Yang Diwakilkan Olehnya 99(a) – Baucar Hendaklah Disokong Dengan Dokumen Sokongan Yang Lengkap

6. Bolehkah tuntutan perjalanan dikemukakan untuk pembayaran selepas 10hb bulan berikutnya?
Tidak boleh, tuntutan pembayaran yang lewat dikemukakan selepas 10hb bulan berikutnya, tidak akan dipertimbangkan, kecuali mendapat kelulusan daripada Pegawai Kewangan Negeri (PKN). PTJ diminta untuk memastikan supaya tuntutan dikemukakan tidak lewat daripada 10hb dalam bulan berikutnya.

Pekeliling berkaitan:
Surat Pekeliling PKWNS Bil 1 Thn 2016, para 6 – Tuntutan Perjalanan AP100(a) – Tuntutan Perjalanan Pegawai Awam.

7. Adakah pegawai yang diarahkan bertugas lebih masa pada hari-hari kelepasan am/ rehat mingguan/ rehat Sabtu boleh dibayar tuntutan perjalanan dari rumah ke pejabat?
Ya. Pegawai layak membuat tuntutan perjalanan jika diarahkan secara bertulis oleh Ketua Jabatan untuk datang ke pejabat atau ke mana-mana tempat yang diarahkan bagi menjalankan tugas rasmi selepas waktu bekerja biasa atau pada hari-hari kelepasan am/ rehat mingguan/ rehat sabtu.

Pekeliling berkaitan:
WP 1.4, para 13.2 – Tuntutan Perjalanan Selepas Waktu Bekerja Dan Hari Cuti.

8. Adakah pegawai yang diarahkan bertugas lebih masa pada hari-hari kelepasan am/ rehat mingguan/ rehat Sabtu boleh dibayar tuntutan perjalanan dari rumah ke pejabat?
Ya. Pegawai layak membuat tuntutan perjalanan jika diarahkan secara bertulis oleh Ketua Jabatan untuk datang ke pejabat atau ke mana-mana tempat yang diarahkan bagi menjalankan tugas rasmi selepas waktu bekerja biasa atau pada hari-hari kelepasan am/ rehat mingguan/ rehat sabtu.

Pekeliling berkaitan:
WP 1.4, para 13.2 – Tuntutan Perjalanan Selepas Waktu Bekerja Dan Hari Cuti.

9. Pegawai layak menuntut kelas C, tetapi Ketua Jabatan membenarkan pegawai tersebut menuntut kelas yang lebih tinggi dari kelayakan (cth kelas B) Adakah T&T layak dibayar?
Tidak layak, semua kelayakan hendaklah mematuhi kadar yang telah ditetapkan di dalam pekeliling berkuatkuasa.

Pekeliling berkaitan:
WP 1.4, para 5.7 – Elaun Perjalanan Kenderaan.

10. Pegawai menghadiri mesyuarat dan menuntut T&T menggunakan lampiran emel, adakah lampiran emel boleh digunapakai untuk menuntut atau surat rasmi perlu disertakan bersama emel?
Boleh, emel diterimapakai sebagai pengganti surat rasmi tetapi salinan catatan emel tersebut mestilah dicop akui sah oleh pegawai yang bertanggungjawab.

Pekeliling berkaitan:
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 1 Tahun 2003 – Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet dan Mel Elektronik Di Agensi-agensi Kerajaan – 28 November 2003

11. Terdapat PTJ menolak had perjalanan dari had sebenar jumlah KM yang dituntut. Adakah dibenarkan berbuat demikian?

Dibenarkan dengan sebab-sebab yang munasabah sahaja, contohnya seperti jika pegawai tidak mengikuti jarak terdekat. Penolakan/pengurangan jumlah yang dibuat oleh PTJ hendaklah dijelaskan secara bertulis.

Pekeliling berkaitan:
Perintah Am Bab B – Elaun-elaun Dalam Perkhidmatan, III Kemudahan-kemudahan Perjalanan, para 19 (a) Syaratsyarat Am.

12. Adakah pegawai yang berkursus / bertugas rasmi layak memohon tambang gantian, sekiranya jarak adalah kurang daripada 240KM?
Tidak layak menuntut tambang gantian. Seseorang pegawai yang menggunakan kenderaan sendiri untuk bertugas di satu tempat sahaja yang jaraknya melebihi 240 km sehala daripada ibu pejabatnya dan terdapat perkhidmatan terus kapal terbang atau kereta api layak menuntut Tambang Gantian mengikut kadar tambang pengangkutan yang sesuai dengan kelayakkannya. Manakala bagi seseorang pegawai yang menuntut Tambang Gantian, tidak layak menuntut apa-apa tambang atau bayaran tambahan yang bersabit dengan perjalanan kapal terbang atau keretapi, seperti tambang dari rumah ke lapangan terbang/stesen kereta api dan sebaliknya, tambang dari lapangan terbang/stesen keretapi ke tempat penginapan dan sebaliknya, bayaran Cukai Lapangan Terbang atau bayaran tempat tidur dalam keretapi (berth charges). Walau bagaimanapun, tuntutan elaun perjalanan dan tuntutan lain dari tempat penginapan ke tempat bertugas rasmi adalah layak dituntut.

Pekeliling berkaitan:
WP 1.4, 5.8 – Tambang Gantian Perintah Am Bab B – para 22 – Elaun Gantian Tambang

13. Bulan bilakah tuntutan perjalanan perlu dibuat, sekiranya sesuatu program diadakan pada hujung bulan dan bersambung sehingga awal bulan berikutnya?

Contoh: Menghadiri kursus di INTAN, Kluang pada 29.02.2016 hingga 04.03.2016?
Jika perjalanan dimulakan pada atau hampir hujung bulan dan disempurnakan dalam bulan yang berikutnya, hitungan kilometer pergi dan balik hendaklah dianggap sebagai perjalanan bagi bulan perjalanan itu disempurnakan.

Pekeliling berkaitan:
AP 100 (b) – Tuntutan Perjalanan Pegawai Awam.

14. Adakah pegawai yang menghadiri temuduga untuk ke jawatan lain boleh dibayar tuntutan seperti bertugas rasmi?
Tidak boleh, hanya pegawai yang menghadiri temuduga kenaikan pangkat atau kenaikan pangkat secara lantikan (KPSL) sahaja layak dibayar tuntutan tersebut.

Pekeliling berkaitan:
1) Perintah Am Bab B – perkara 39 (a) – Menghadiri peperiksaan & (b) – Menghadiri temuduga naik pangkat.
2) Pekeliling Perkhidmatan Bil 2 Tahun 1990, perenggan 3 – Peraturan Baru.

15. Apakah dokumen yang perlu ada semasa saya mengemukakan tuntutan perjalanan dalam negeri melalui HRMIS.
Bagi tuntutan perjalanan seseorang pegawai / kakitangan boleh merujuk kepada Perintah Am Bab B dan 1Pekeliling Perbendaharaan WP 1.4, para 15.1. Dokumen yang perlu ada peraturan semasa mengemukakan tuntutan adalah seperti berikut:

i Permohonan tuntutan dalam negeri.
ii Lengkapkan maklumat pegawai di Kenyataan Tuntutan.
iii Dokumen asal bagi resit tol/dobi/hotel dan pengangkutan perlu disahkan atas urusan rasmi dan dicap TNT digital HRMIS
iv Surat kelulusan menggunakan kenderaan sendiri jika melebihi 240 km sehala.
v Pengesahan sama ada mengambil atau tidak Pendahuluan Diri.
vi Salinan Surat Kelulusan Pendahuluan Diri (jika berkenaan).

Pekeliling berkaitan:

1) WP 1.4, para 5 – Bertugas Rasmi Di Dalam Negeri
2) WP 1.4, para 7 – Kemudahan Perjalanan Dengan Kapal Terbang
3) WP 1.4, para 8 – Pendahuluan Diri
4) WP 1.4, para 15.1 – Borang Tuntutan Perjalanan Dalam Negeri.

TUNTUTAN ELAUN LOJING

16. Adakah layak seorang pegawai yang menumpang bilik hotel pegawai yang lain, untuk menuntut elaun lojing mengikut kelayakannya?
Sekiranya pegawai memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan, beliau layak untuk mengemukakan tuntutan berkenaan. Walau bagaimanapun, sekiranya pegawai menumpang bilik hotel pegawai lain dan bilik tersebut dibayar/ ditanggung oleh Kerajaan, pegawai berkenaan tidak boleh menuntut Elaun Lojing.

Begitu juga sekiranya penginapan disediakan atau ditanggung oleh penganjur maka elaun lojing tidak layak dituntut.

Pekeliling berkaitan:

WP 1.4, para 5.3.6 – seseorang pegawai tidak layak menuntut Bayaran Sewa Hotel atau Elaun Loging jika tempat penginapan disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur.

TUNTUTAN KELUAR NEGARA

17. Apakah dokumen yang perlu ada semasa saya mengemukakan tuntutan perjalanan ke luar negara.

Bagi mengetahui dengan lebih lanjut tentang peraturan dan kadar kelayakan dokumen apa perlu saya rujuk?
Bagi tuntutan perjalanan seseorang pegawai/kakitangan boleh merujuk kepada Perintah Am Bab B dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 dan Bil. 2 Tahun 2008. Dokumen yang perlu ada peraturan semasa mengemukakan tuntutan adalah seperti berikut:

i Salinan Surat Kelulusan Ke Luar Negara daripada Pegawai Pengawal.
ii Borang tuntutan ke – luar negara
iii Lengkapkan maklumat pegawai di Penyata Tuntutan
iv Dokumen asal bagi resit/dobi/hotel dan pengangkutan serta perlu disahkan atas urusan rasmi.
v Bil/ resit yang bersaiz kecil perlu ditampal di atas kertas Bersaiz A4.
vi Pengesahan perlu dibuat samada pegawai diberi taraf tetamu (jika mengikuti rombongan lawatan DYMM YDP Besar NS).
vii Pengesahan sama ada mengambil atau tidak Pendahuluan Diri.
viii Salinan Surat Kelulusan Pendahuluan Diri.

Pekeliling berkaitan:
1) WP 1.4, para 6 – Bertugas Rasmi Keluar Negeri
2) WP 1.4, para 7 – Kemudahan Perjalanan Dengan Kapal Terbang
3) WP 1.4, para 8 – Pendahuluan Diri
4) WP 1.4, para 15.2 – Borang Tuntutan Perjalanan Keluar Negeri.

TUNTUTAN KEMUDAHAN PERUBATAN

18. Siapakah yang tidak layak untuk mendapatkan rawatan perubatan di luar stesen?
Takrif Pegawai yang tidak layak menuntut di luar stesen

Rawatan di Hospital Yang Berhampiran.
Pegawai dan keluarga hendaklah mendapatkan rawatan di hospital- hospital atau klinik-klinik Kerajaan yang berhampiran dengan stesen mereka. Sekiranya pegawai itu sendiri ingin mendapatkan rawatan dari seorang pegawai perubatan di tempat lain tanpa nasihat dari pegawai perubatan tempatan maka elaun-elaun seperti di atas tidak boleh dituntut.

Pekeliling berkaitan:
Perintah Am Bab F Tahun1974 perkara 3 – Takrif Pegawai yang layak/tidak layak menuntut di luar stesen

19. Adakah kemudahan perubatan yang tidak dibenarkan bagi ibu bapa pegawai?
Kemudahan perubatan yang tidak dibenarkan kepada ibu bapa yang sah adalah seperti berikut:
(a) rawatan perubatan di luar negeri;
(b) rawatan bagi tujuan pencegahan penyakit;
(c) pembekalan semua jenis/ kategori alat; dan
(d) rawatan membuat crowning, gigi palsu dan rawatan otodontik bagi tujuan corrective measure yang merupakan rawatan kosmetik.

Pekeliling berkaitan:
Pekeliling Perkhidmatan 21 Tahun
2009 – Peraturan Permohonan Perbelanjaan Kemudahan Perubatan, para 7 (ix)

20. Pegawai perubatan yang diiktiraf untuk memperakui pesakit.
Takrif/Istilah – Semak samada perakuan dibuat oleh Pegawai Perubatan Kerajaan

“Pegawai Perubatan” bermakna seseorang doktor perubatan atau doktor pergigian berdaftar yang berkhidmat dengan Kerajaan Malaysia dan bagi maksud Perintah-Perintah Am 6 dan 32 termasuk seseorang doktor perubatan atau doktor pergigian yang berkhidmat dengan sebarang hospital universiti atau Angkatan Tentera Malaysia.

Pekeliling berkaitan:
Perintah Am Bab F Tahun 1974 para 1 (vii) – Takrif/Istilah – Semak samaada perakuan dibuat oleh pegawai perubatan kerajaan.

21. Adakah kes-kes rujukan dari Klinik Kesihatan ke hospital kerajaan membolehkan pegawai menuntut T&T?
Boleh, merujuk kepada tafsiran di bawah.

Takrif “Hospital” Sebarang hospital Kerajaan dan termasuk mana-mana hospital Universiti, klinik-klinik Kerajaan dan lain-lain Yayasan Perubatan Persekutuan.

Takrif “Yayasan Perubatan Persekutuan” Sebarang hospital atau yayasan perubatan yang diisytiharkan oleh Kerajaan sebagai Yayasan Perubatan Persekutuan dari semasa ke semasa.
Pekeliling berkaitan:
1) Perintah Am Bab F Tahun 1974 para 1(ii) – Takrif “Hospital” 2) Perintah Am Bab F Tahun 1974 para 1(ix) Takrif “Yayasan Perubatan Persekutuan”

22. Jika pegawai/ahli keluarga yang sakit terpaksa bermalam dan menginap di hotel, bolehkah tuntutan dibuat dan berapakah kadarnya?
Boleh. Tuntutan bayaran sewa hotel hendaklah disertakan dengan resit asal hotel.

Takrif ‘Bayaran sewa hotel’
Adalah layak dituntut, sebagaimana pegawai menjalankan tugas rasmi di luar ibupejabat dan perlu menginap.

Pekeliling berkaitan:
WP 1.4, para 5.3 – Bayaran Sewa Hotel & Loging

23. Jika pegawai/ahli keluarga yang sakit tidak menginap di hotel, tetapi perlu menginap di tempat lain, bolehkah tuntutan dibuat dan berapakah kadarnya?
Elaun Lojing
Pegawai layak menuntut elaun lojing jika pegawai tidak menuntut elaun hotel.

Takrif ‘Lojing’
Tempat menginap pegawai selain hotel atau rumah rehat. Dibayar sekiranya pegawai menginap di rumah kawan/saudara-mara dan lain-lain tempat.

Pekeliling berkaitan:
WP 1.4, para 5.3 – Bayaran Sewa Hotel & Loging

24. Apakah tuntutan selain daripada di atas yang boleh dituntut dan tindakan yang perlu diambil sebelum mengemukakan tuntutan?
Tuntutan Pelbagai Bayaran tol dan tempat letak kereta Hanya layak dituntut jika pegawai membawa kenderaan sendiri dengan mengemukakan resit sebagai dokumen sokongan.

Sebelum tuntutan dikemukakan sila pastikan perkara-perkara berikut:-
1- Pengakuan
Semak samada kenyataan tuntutan di ruangan Pengakuan diisi dengan lengkap.
a) Sekiranya resit tambang pengangkutan awam tidak diperolehi /
hilang / tiada.
b) Tarikh dan tandatangan pegawai hendaklah dilengkapkan.

2- Pengesahan
Semak samada kenyataan tuntutan di ruangan Pengesahan berkaitan tarikh, tandatangan beserta cop jawatan pegawai diisi dengan lengkap.

3- Pastikan dokumen sokongan berikut dikepilkan :-
a) Surat Pengesahan daripada Pegawai/Pakar Perubatan
b) Resit-resit berkaitan – satu perakuan hendaklah dibuat iaitu:- “Disahkan bahawa perbelanjaan ini adalah perbelanjaan rasmi Kerajaan”.

Pekeliling berkaitan:
1) WP 1.4, para 5.12 – Belanja Pelbagai
2) Senarai Semak Pembayaran – JANM 25.05.2012